God forvaltningsskik
1. Hvad er god forvaltningsskik?
God forvaltningsskik er uskrevne regler og principper for, hvordan myndigheder bør behandle borgerne.
God forvaltningsskik betyder bl.a., at en myndighed skal optræde venligt og hensynsfuldt overfor borgerne og på en måde, der styrker borgernes tillid til myndigheden.
Med sagsbehandlingslovens vedtagelse blev en del grundlæggende god forvaltningsskik skrevet ind i loven, herunder vigtige rettigheder for borgerne som bl.a. retten til partshøring (se afsnit 8) og partsrepræsentation (se afsnit 6).
Principperne om god forvaltningsskik gælder ud over de krav, der følger af lovgivningen og udvider således lovens regler.
Det kan være svært at få et overblik over, hvad der er god forvaltningsskik, netop fordi god forvaltningsskik kun på nogle områder er skrevet ned i love mv.
2. Hvad indebærer god forvaltningsskik?
Som det fremgår af eksemplerne nedenfor, gælder god forvaltningsskik ikke kun i de sager, hvor der træffes afgørelser. Tværtimod har god forvaltningsskik en selvstændig betydning for kontrollen med den såkaldte faktiske forvaltningsvirksomhed. Faktisk forvaltningsvirksomhed er f.eks. børnepasning, drift af plejecentre, rengøring og kantinedrift.
2.1. Tillidsskabende forvaltning
En myndighed bør ifølge god forvaltningsskik handle på en sådan måde, at det styrker borgernes tillid til myndigheden.
En lang række forhold kan påvirke tilliden mellem borgere og myndigheder. Det gælder f.eks. den måde, som en myndighed optræder på, den måde en myndighed tilrettelægger sagsbehandlingen på, og den måde en myndighed reagerer på, hvis myndigheden bliver opmærksom på fejl og forsømmelser.
Det styrker tilliden til offentlige myndigheder, at en myndighed eksempelvis svarer åbent og imødekommende, når borgere kontakter myndigheden, eller at myndigheden ringer tilbage, hvis borgeren har fået en besked om, at myndigheden vil kontakte borgeren.
Hvis en myndighed begår fejl, kan det følge af god forvaltningsskik, at myndigheden bør orientere borgeren om forløbet og beklage.
Offentlige myndigheder skal træffe afgørelser på et sagligt grundlag. Det betyder, at en myndighed kun må lægge vægt på fakta og ikke på irrelevante oplysninger eller usaglige forhold.
Ombudsmanden har vurderet, at det var uheldigt, at en pædagogisk konsulent i en kommune, havde underskrevet en meddelelse til borgeren om et udvalgs afgørelse i sagen, selvom konsulenten hverken var medlem af eller sekretær for udvalget. Problemet var bl.a., at den pågældende konsulent tidligere havde vurderet en ansøgning fra borgeren om overflytningen af borgerens barn til et andet fritidshjem. (Ombudsmandens udtalelse 2000-4.2)
Ombudsmanden har kritiseret, at en ansat på et notat til et sagsbilag havde skrevet om en borger, der var part i sagen, at ”han burde vide bedre”. Ombudsmanden udtalte, at denne bemærkning kunne skabe tvivl om den ansattes objektivitet. (Ombudsmandens udtalelse 2007-5.1)
Ombudsmanden har kritiseret, at en kommune ikke rettede en forkert beskrivelse af en sag i forbindelse med en partshøring, selvom at kommunen vidste, at borgeren blev partshørt på et delvist forkert grundlag. (Ombudsmandens udtalelsen 2021-2)
Ombudsmanden har også givet udtryk for, at det er god forvaltningsskik, at en myndighed reagerer hurtigt, hvis myndigheden opdager, at den har begået fejl. (Ombudsmandens udtalelse 2002-20.1)
I en sag udtalte ombudsmanden, at afgørelser skal meddeles på myndighedens brevpapir og med myndighedens underskrift, og at en myndighed ikke kan overlade det til myndighedens advokat at meddele en afgørelse. (Ombudsmandens udtalelse 2002-20.1)
Om kravet til at en myndighed skal underskrive sine breve mv. har ombudsmanden ligeledes udtalt, at offentlige myndigheder, når de sender en afgørelse til en borger i et brev skal underskrive brevet og angive et trykt navn. (Ombudsmandens udtalelse i 2022-3)
2.2. Venlig, høflig og hensynsfuld optræden
Det bygger på principperne om etisk forvaltning, at en myndighed bør optræde venligt, høfligt og hensynsfuldt over for borgerne.
Det gælder, uanset om borgeren kontakter myndigheden skriftligt eller mundtligt. Det gælder også uanset om borgeren kontakter myndigheden i forbindelse med sag, hvor der f.eks. træffes afgørelse, eller i forbindelse med myndighedens udøvelse af faktisk forvaltningsvirksomhed. Faktisk forvaltningsvirksomhed er f.eks. børnepasning, drift af plejecentre, rengøring og kantinedrift.
Ombudsmanden har givet udtryk for, at det var uheldigt, hvis en medarbejder i en myndighed under en telefonsamtale med en ansat, som søgte om lønforskud, havde udtalt: ”Du skulle have sparet dine penge” eller Vi er ikke noget ”socialkontor”. (Ombudsmandens udtalte 1995-32.2)
I en sag havde en chef mødt en sygemeldt medarbejder på en restaurant. Ved mødet havde chefen udtrykt tvivl om medarbejderen virkelig var syg. Ombudsmanden udtalte, at det var i strid med god forvaltningsskik, at chefen havde diskuteret sygemeldingen med medarbejderen, da der var risiko for, at samtalen blev overhørt af andre. (Ombudsmandens udtalelse 1996-32.2)
I en sag havde en kvinde været hospitalsindlagt på grund af vold, som hun havde anmeldt sin mand for. Efter hospitalsopholdet blev kvinden mødt af socialforvaltningens personale i lufthavnen. Personalet kørte derefter kvinden til et møde på kommunekontoret. Den politianmeldte mand deltog også i mødet. Imidlertid havde kommunen forud for mødet ikke fortalt kvinden, at hendes mand ville deltage i mødet. Det var ombudsmandens vurdering, at socialforvaltningen burde have sikret sig, at kvinden var indforstået med dette. Ombudsmanden kritiserede, at kommunen ikke have optrådt tilstrækkeligt hensynsfuldt overfor kvinden. (Ombudsmandens udtalelse 2000-24.4)
En myndighed havde i en avis besvaret et kritisk læserbrev fra en borger, som havde fået afslag på ansættelse. Myndigheden havde i avisen beklaget borgerens ”selvpromoverende attitude”. Ombudsmanden gav udtryk for, at besvarelse af kritik fra en borger skal formuleres på en saglig og hensynsfuld måde – også når den besvares i pressen. (Ombudsmandens udtalelse 2001-04.1)
En afskediget medarbejdet blevet omtalt som en ”klaphat”. Ombudsmanden gav udtryk for, at der er i strid med god forvaltningsskik, at en myndighed udtrykker sig uhøfligt i kontakten med borgerne. (Ombudsmandens udtalelse i 2008-5.1.3)
En myndighed havde offentliggjort en advokatundersøgelse, inklusiv afsnit, der kunne opfattes som en ydmygelse og udstilling af en tidligere medarbejder. Ombudsmanden fandt dette beklageligt. Ombudsmanden mente, at det havde været mest hensynsfuldt og bedst i overensstemmelse med god forvaltningsskik, hvis myndigheden i rimelig tid forud for offentliggørelsen i det mindste havde orienteret den tidligere medarbejder om myndighedens beslutning om at offentliggøre undersøgelsen. Myndigheden burde samtidigt have forelagt den tidligere medarbejder undersøgelsen, så vedkommende kunne varetage sine interesser. (Ombudsmandens udtalelse 2013-5.7)
2.3. Sprog og skriftlighed
Det følger af god forvaltningsskik, at en myndighed bør skrive til borgerne i et sprog, som er let at læse og forstå for borgeren. Sproget bør være målrettet den konkrete situation og fremstå venligt, høfligt og hensynsfuldt.
Formen bør være enkel og præcis, og sætningerne korte og klare. Fremmedord eller flertydige og overflødige ord bør undgås.
Det følger af sagsbehandlingsloven § 7a, at en part i en sag overfor en myndighed kan oplyse, at vedkommende ønsker at blive betjent enten på grønlandsk eller dansk. En sådan tilkendegivelse er bindende for myndigheden.
Ombudsmanden gav i en sag udtryk for, at en myndighed bør svare borgerne på samme sprog, som borgeren har henvendt sig til myndigheden på. (Ombudsmandens udtalelse i 2002-01.1)
Ombudsmanden har tilkendegivet, at det var i strid med god forvaltningsskik, at en kommune opkrævede regninger hos borgerne blot med henvisning til, at det drejede sig om ”diverse” eller ”diverse regninger”. Ombudsmanden gav udtryk for, at de enkelte regninger burde have været beskrevet detaljeret. (Ombudsmandens udtalelse 2007-3.18)
Ombudsmanden har også givet udtryk for, at en myndighed, der er vidende om eller går ud fra, at en borger ønsker at blive betjent på grønlandsk, skal sende en grønlandsk udgave af afgørelsen til borgeren samtidig med den danske udgave af afgørelsen sendes til borgeren. (Ombudsmandens udtalelse 2021-3)
Ombudsmanden har givet udtryk for, at afgørelser som udgangspunkt kan meddeles mundtligt eller skriftligt. Det følger dog af god forvaltningsskik, at en byrdefuld afgørelse, som er meddelt mundtligt, bør bekræftes skriftligt, og at særligt indgribende afgørelser efter omstændighederne bør meddeles skriftligt. (Ombudsmandens udtalelse 2022-1)
Ombudsmanden tilkendegav i en sag, at en advarsel efter god forvaltningsskik bør være skriftlig. Det mente ombudsmanden ud fra bevismæssige hensyn og fordi, at der er tale om en bebyrdende afgørelse for modtageren. (Ombudsmandens udtalelse 2008-5.6.1)
2.4. Åbenhed
God forvaltningsskik indebærer, at en myndighed bør indrette sig, så den er åben og tilgængelig for borgerne. Det betyder bl.a., at en myndighed skal være villig og i stand til at aktivt at kunne vejlede og informere borgerne.
Det stiller bl.a. krav om:
- hensigtsmæssige åbningstider for personlige og telefoniske henvendelser,
- ventetider, som ikke er urimeligt lange,
- besvarelse af telefonopkald, så borgerne ikke ringer forgæves, og
- en fysisk indretning, der tilgodeser behov for diskretion f.eks. i kommunernes borgerservicecentre.
Kravet om tilgængelighed forhindrer dog ikke, at en myndighed i konkrete situationer kan stille særlige krav til et møde med en borger eller begrænse en borgers mulighed for at kontakte en myndighed.
Ifølge sagsbehandlingslovens § 7, stk. 2, skal en myndighed videresende en henvendelse til den rette myndighed, hvis myndigheden har modtaget henvendelsen ved en fejl. Ombudsmandens har givet udtryk for, at det følger af god forvaltningsskik, at en myndighed orienterer borgeren, når myndigheden videresender en henvendelse efter sagsbehandlingslovens § 7. stk. 2. (Ombudsmandens beretning fra 1995 afsnit 3)
Ombudsmanden har givet udtryk for, at det er god forvaltningsskik, at en myndighed orienterer borgeren, hvis myndigheden har stillet spørgsmål til en anden myndighed i borgerens sag. Det samme gælder, hvis myndigheden har anmodet en anden myndighed om at svare borgeren, eller hvis myndigheden er blevet anmodet af en anden myndighed om at svare borgeren i en sag. (Ombudsmandens udtalelse 2003-20.1)
Ombudsmanden har tilkendegivet, at en medarbejder forud for en indkaldelse til en tjenstlig samtale burde være blevet oplyst om de emner, der skulle drøftes. Dette ville have givet medarbejderen mulighed for at forberede sig. Ombudsmanden gav også udtryk for, at indkaldelsen af bevismæssige årsager burde have været skriftlig, og at medarbejderen burde være blevet vejledt om muligheden for at have en bisidder med til den tjenstlige samtale. (Ombudsmandens udtalelse 2015-5.1)
3. Hvad er konsekvensen hvis god forvaltningsskik ikke bliver overholdt?
En afgørelse bliver ikke ugyldig, selvom en myndighed ikke overholder god forvaltningsskik.
En myndighed kan efter en konkret vurdering dog skulle betale erstatning til en borger for at tilsidesætte grundlæggende forvaltningsretlige principper, herunder god forvaltningsskik.
4. Kort sagt
- God forvaltningsskik er uskrevne regler og principper for, hvordan myndigheder bør opføre sig overfor borgerne. Se punkt 1.
- Principperne om god forvaltningsskik gælder ud over de krav, der følger af lovgivningen og udvider således lovens regler. Se punkt 1.
- En myndighed bør i overensstemmelse med god forvaltningsskik handle på en måde, der styrker borgernes tillid til myndigheden. Se punkt 2.1.
- En myndighed bør derfor eksempelvis svarer åbent og imødekommende, når borgere kontakter myndigheden. Myndigheden børn også ringe tilbage, hvis borgeren har fået en besked om, at myndigheden vil kontakte borgeren. Se punkt 2.1.
- Efter god forvaltningsskik bør en myndighed optræde venligt, høfligt og hensynsfuldt over for borgerne. Se punkt 2.2.
- Det følger af god forvaltningsskik, at en myndighed bør skrive til borgerne i et sprog, som er let at læse og forstå for borgeren. Se punkt 2.3.
- Det følger af sagsbehandlingsloven § 7a, at en part i en sag overfor en myndighed kan oplyse, at vedkommende ønsker at blive betjent enten på grønlandsk eller dansk. Se punkt 2.3.
- God forvaltningsskik betyder, at en myndighed bør indrette sig, så den er åben og tilgængelig for borgerne, herunder med hensyn til åbningstider, ventetider, telefonbetjening og fysisk indretning. Se punkt 2.4.
5. Baggrundslitteratur
Det ovenstående bygger på sagsbehandlingsloven og lovbemærkninger hertil, og ombudsmandens tidligere udtalelser indenfor området. Overblikket bygger endvidere på ombudsmandsloven og lovbemærkninger hertil.
Hvor retsgrundlaget i Grønland efter ombudsmandens opfattelse er identisk med retsgrundlaget i Danmark er der taget udgangspunkt i dansk litteratur
Der henvises også til den generelle forvaltningsretlige litteratur, herunder især Forvaltningsret, Hans Gammeltoft-Hansen m.fl., 2. udgave, kapitel 16, Forvaltningsret, 1. udgave, Niels Fenger, Forvaltningsloven med kommentarer, John Vogter, 3. udgave.