Officialprincippet
1. Hvad er officialprincippet?
Før en myndighed træffer en afgørelse, skal myndigheden forberede sagen. Det gør myndigheden ved at oplyse og undersøge sagen, herunder indhente de relevante oplysninger om sagens faktiske omstændigheder.
Denne fremgangsmåde kaldes officialprincippet, officialmaksimen eller undersøgelsesprincippet.
Officialprincippet er ikke nedskrevet i en lov, men er udtryk for en almindelig retsgrundsætning. Det betyder, at princippet er udviklet i retspraksis og gælder som en retskilde på lov-niveau. Det betyder, at officialprincippet kun kan fraviges med hjemmel i lov.
Officialprincipper er beskrevet i hjemmestyrets ”Vejledning om sagsbehandlingsloven” fra 1994, pkt. 198:
”Det er et helt grundlæggende princip i grønlandsk forvaltningsret, at det påhviler den enkelte forvaltningsmyndighed selv, eventuelt i samarbejde med andre myndigheder, at fremskaffe fornødne oplysninger om de foreliggende sager eller dog at foranledige, at private, navnlig parterne, yder medvirken til sagens oplysning. I ansøgningssager gælder dog den begrænsning, der følger af sagsbehandlingslovens § 30, […]
Det er endvidere forvaltningsmyndighedernes pligt at sørge for, at de fornødne oplysninger skaffes til veje på den hurtigste og mest hensigtsmæssige måde. En sag skal således undersøges af myndigheden så langt, som det er nødvendigt i det enkelte tilfælde for at træffe en forsvarlig afgørelse. Ved vurderingen af, hvor omfattende undersøgelser der bør foretages, indgår en række hensyn. Foruden hensynet til at nå frem til den materielt rigtige afgørelse spiller hensynet til, at afgørelsen træffes uden unødig forsinkelse, en væsentlig rolle.”
2. Hvem har ansvaret for, at officialprincippet overholdes?
Den myndighed, som skal afgøre sagen, har også ansvaret for at oplyse og undersøge sagen.
Det betyder dog ikke, at myndigheden altid selv skal fremskaffe de nødvendige oplysninger. Det kan være at parten selv eller andre myndigheder skal gøre dette.
Men den myndighed, der skal træffe afgørelse, står med ansvaret for, at sagsforberedelsen og sagsoplysningen forud for afgørelsen har været forsvarlig.
Hvis en sag indledes gennem en borgers ansøgning, vil det ofte være borgeren selv, der skal skaffe en række eller alle de nødvendige oplysninger til brug for sagens behandling. Officialprincippet forpligter imidlertid myndigheden til aktivt at sikre, at oplysningerne rent faktisk bliver indsamlet og kontrolleret.
I sager, hvor afgørelsen retter sig mod en borger i form af et påbud eller et forbud, vil der ikke i samme omfang være adgang til at kræve, at borgeren fremskaffer oplysninger.
Det vil i de fleste tilfælde også være myndigheden, der indsamler de nødvendige oplysninger i sager om generelle foranstaltninger, der ikke retter sig mod nogen bestemt borger.
3. Hvornår gælder officialprincippet?
Officialprincippet har størst betydning i de sager, hvor en myndighed træffer afgørelse.
For en nærmere gennemgang af afgørelsesbegrebet henvises til afsnit 3 i myndighedsguiden.
Officialprincippet gælder dog også i forhold til udøvelsen af f.eks. såkaldt faktisk forvaltningsvirksomhed, indgåelse af kontrakter, indstillinger og processuelle beslutninger. En myndighed skal i disse situationer sikre sig, at myndigheden er i besiddelse af tilstrækkelige oplysninger, der er nødvendige for at handle forsvarligt og korrekt.
4. Hvad skal undersøges?
Det kan ikke generelt beskrives, hvilke oplysninger og undersøgelser der er nødvendige og relevante for at træffe en afgørelse i en sag.
I nogle tilfælde er det i loven eller i administrative forskrifter angivet, hvilke oplysninger der kræves i forskellige typer af sager, og hvem der har pligt til at fremskaffe dem.
Hvis loven f.eks. opstiller bestemte betingelser for at træffe en afgørelse, er det klart, at myndigheden må undersøge, om betingelserne er til stede i den pågældende sag. Det gælder f.eks. inatsisartutlov nr. 20 af 26. juni 2017 om støtte til børn § 41, stk. 1, hvoraf det fremgår, at kommunen, inden der træffes afgørelse om ophør af anbringelse udenfor hjemmet bl.a. skal sikre, at der er afholdt samtale med barnet og indhentet skriftlig udtalelse fra anbringelsesstedet. Her skal kommunen altså sikre, at der er afholdt en samtale med barnet og sørge for, at der foreligger en skriftlig udtalelse fra anbringelsesstedet, inden kommunen træffer afgørelse.
Hvis de juridiske regler ikke angiver, hvilke oplysninger der skal indhentes, eller hvis reglerne ikke er udtømmende, må myndigheden fortolke eller udfylde lovteksten. Myndigheden må foretage en nærmere vurdering af de pågældende regler for at afklare, hvilke forhold der skal tillægges vægt og dermed, hvilke oplysninger der er relevante for, at myndigheden kan træffe afgørelse.
De faktiske omstændigheder i en sag kan også udvikle sig og få betydning for, hvilket retsgrundlag myndigheden har pligt til at inddrage i grundlaget for en afgørelse. Eksempelvis hvis en part kommer med nye oplysninger som betyder, at myndigheden skal træffe afgørelse ud fra andre regler end først antaget (sagen skrifter karakter). Dette betyder også, at myndigheden må vurdere, om yderligere er relevante.
Myndigheden har også ansvaret for, at den nødvendige fagkundskab inddrages, hvis myndigheden skal vurdere et spørgsmål, der kræver særlig fagkundskab. Er myndigheden ikke selv i besiddelse af den fornødne fagkundskab, må myndigheden rette henvendelse til andre myndigheder eller eventuelt private virksomheder eller personer, f.eks. en advokat, revisor, ingeniør, arkitekt, tolk, læge eller psykolog, for at indhente de nødvendige faglige vurderinger.
Spørgsmålet om sagsoplysning har en nær sammenhæng med begrundelse, idet sagsoplysningen skal tilvejebringe de relevante oplysninger, som skal danne grundlag for at myndigheden kan begrunde afgørelsen.
For en nærmere gennemgang af kravene til en begrundelse henvises til afsnit 4 i myndighedsguiden.
Reglerne om partshøring har også en nær tilknytning til officialprincippet, idet partshøring hjælper en myndighed i myndighedens oplysning af en sag og sikrer, at myndigheden træffer afgørelser på et korrekt grundlag. På denne måde er reglerne om partshøring med til at styrke borgernes tillid til forvaltningen.
For en nærmere gennemgang af reglerne om partshøring henvises til afsnit 8 i myndighedsguiden.
I en sag fandt ombudsmanden det meget kritisabelt, at en kommune ikke havde oplyst sagen tilstrækkeligt i overensstemmelse med officialprincippet, før kommunen traf beslutning om hjemgivelse af et plejebarn, idet kommunen ikke indhentede en udtalelse fra henholdsvis plejefamilien og opholdskommunen. (Ombudsmandens udtalelse 2017-5.2)
Ombudsmanden fandt det også meget kritisabelt, at en kommune ikke havde afholdt en tjenstlig samtale med en medarbejder, før kommunen traf afgørelse om at bortvise medarbejderen. Ombudsmanden udtalte:
”Der er ikke en retlig pligt til at afholde en tjenstlig samtale med en medarbejder, forud for at der iværksættes en tjenstlig reaktion over for den pågældende.
En tjenstlig samtale skal imidlertid ses i sammenhæng med forvaltningsrettens almindelige ulovbestemte officialprincip, hvorefter en myndighed skal sikre sig, at en sag er tilstrækkeligt oplyst til, at myndigheden kan træffe en korrekt afgørelse. En tjenstlig samtale tjener således til at skaffe en myndighed det fornødne grundlag for en eventuel tjenstlig reaktion. Det vil derfor oftest være mest hensigtsmæssigt, at chefen taler med den ansatte, inden der træffes en afgørelse. Den tjenstlige samtale sikrer samtidig, at medarbejderen får lejlighed til at forklare og forsvare sig.” (Ombudsmandens udtalelse 2016-5.2)
I en sag havde en myndighed tilsidesat officialprincippet, idet en medarbejder var blevet afskediget på et forkert grundlag. Ombudsmanden fandt dette meget kritisabelt. (Ombudsmandens udtalelse 2012-5.7)
Ombudsmanden vurderede i en afskedigelsessag, at der var tvivl om, hvorvidt medarbejderen var hovedårsagen til samarbejdsproblemerne. Ombudsmanden kritiserede, at myndigheden ikke havde undersøgt mulighederne for at løse samarbejdsproblemerne som et alternativ til afskedigelsen. (Ombudsmandens udtalelse 2006-21.1)
Ombudsmanden fandt det meget kritisabelt, at en kommune havde truffet afgørelse om at ændre en medarbejders stilling uden forudgående undersøgelse. Ombudsmanden fandt det endvidere meget kritisabelt, at kommunens manglende undersøgelse af sagen havde medført, at kommunen ikke havde overvejet muligheden for at omplacere medarbejderen. (Ombudsmandens udtalelse 2004-21.1)
Ombudsmanden kritiserede i en sag en myndighed for at gennemføre stillingsændringer uden først at have forholdt sig til, om de forhold, som lå til grund for beslutningen var tjenesteforseelser, fordi myndigheden i så fald skulle have indledt en disciplinær undersøgelse. Myndighedens beslutning hvilede på en ekstern konsulentrapport. Ombudsmanden kritiserede myndigheden for ikke at have sikret sig fornødent bevis for, at grundlaget for vurderingerne i konsulentrapporten, var korrekt. Ombudsmanden gav udtryk for, at en myndighed ikke fritages for ansvaret for en fyldestgørende sagsoplysning ved at overlade arbejdet til en privat konsulent. (Ombudsmandens udtalelse 2003-20.2)
I en sag vedrørende myndigheders mulighed for at foretage modregning i tilgodehavender hos borgerne udtalte ombudsmanden følgende:
”Det følger af det almindelige forvaltningsretlige undersøgelsesprincip, at forvaltningen inden modregning besluttes, skal have foretaget en undersøgelse og tilvejebragt sådanne oplysninger, at det er forsvarligt at gå ud fra, at den afgørelse, der træffes, er lovlig.
Det er således den modregnende myndighed, der har ansvaret for, at modregningsbetingelserne er opfyldt. Viser myndighedens undersøgelse, at modregningsbetingelserne ikke er opfyldt, eller er der betydelig tvivl herom, må modregning ikke besluttes.” (Ombudsmandens udtalelse 2002-40.1)
En myndighed var ikke i stand til at oplyse, på hvilket grundlag myndigheden havde truffet afgørelse om at tilbageholde en medarbejders tilgodehavende feriepenge. Ombudsmanden vurderede, at myndigheden ikke havde undersøgt grundlaget for afgørelsen tilstrækkeligt, før myndigheden traf afgørelsen. Ombudsmanden fandt dette kritisabelt. (Ombudsmandens udtalelse 1998-64.2)
5. Hvor grundigt skal myndigheden undersøge?
En myndighed skal oplyse og undersøge en sag så langt, som det er nødvendigt for at kunne træffe en lovlig og rigtig afgørelse. Omvendt må myndigheden ikke indhente oplysninger eller gennemføre undersøgelser, som ikke er relevante for afgørelsen.
5.1. Bevis tvivl
For at træffe en lovlig og rigtig afgørelse er det en forudsætning, at alle relevante forhold er belyst, og at alle oplysninger er tilstrækkeligt pålidelige.
Er der tvivl om et væsentligt faktum, skal en myndighed søge tvivlen afklaret. Det påhviler myndigheden at afklare eller tage stilling til bevistvivl og afgøre, om den pågældende oplysning kan lægges til grund for afgørelsen.
Der kan f.eks. opstå tvivl i sager, hvor flere borgere bidrager med uoverensstemmende oplysninger, eller i sager, hvor borgere bidrager med andre oplysninger end dem, som myndigheden kender, eller hvor borgere bestrider oplysninger i sagen.
Hvis der er uenighed mellem en myndighed og en borger om en sags faktum, bør myndigheden i afgørelsens begrundelse oplyse, at sagens faktiske omstændigheder er omtvistede. Myndigheden bør samtidig angive de modstridende versioner og anføre, hvilket faktum myndigheden bevismæssigt har lagt til grund i afgørelsen.
For en nærmere gennemgang af kravene til en begrundelse henvises til afsnit 4 i myndighedsguiden.
En myndighed skal efter omstændighederne forholde sig kritisk til oplysninger, der er indhentet fra andre myndigheder eller sagkyndige.
Anonyme oplysninger er ofte vanskelige at kontrollere, ligesom det kan være svært at forsvare sig mod dem. En anonym oplysning må derfor efter omstændighederne enten udelades af afgørelsesgrundlaget eller søges nærmere bestyrket. Anonyme oplysninger (f.eks. anmeldelser) kan dog give en myndighed anledning til at overveje, hvorvidt der bør indledes en sag.
I en undersøgelse af flere sager om uansøgt afskedigelse fandt ombudsmanden, at en kommune i forbindelse med en afskedigelse ikke havde oplyst sagen tilstrækkeligt, idet medarbejderen blev afskediget på baggrund af en unavngiven og ikke underskrevet klage. Disse oplysninger var ikke konkretiseret yderligere, ligesom kommunen ikke foretog skridt til nærmere at oplyse baggrunden for klagen. Ombudsmanden udtalte:
”En sagsoplysning[en] og bevisvurdering[en] [i denne sag] må anses for retssikkerhedsmæssigt betænkelig og viser vigtigheden af, at kommunen sørger for at tilvejebringe de nødvendige oplysninger i sagerne. Herudover understreger det nødvendigheden af, at kommunen (HR-afdelingen) forholder sig kritisk til de oplysninger, som f.eks. et kontor, institution eller anden afdeling i kommunen fremkommer med i forbindelse med en sag om afskedigelse.” (Ombudsmandens undersøgelse af sager om uansøgt afskedigelse i Kommuneqarfik Sermersooq, 2014-8.4)
5.2. Omfanget af undersøgelser
Foruden at træffe den rigtige afgørelse, skal myndigheden træffe afgørelsen uden unødig forsinkelse.
For en nærmere gennemgang af sagsbehandlingstid henvises til afsnit 2 i myndighedsguiden.
Jo vigtigere en afgørelse er, og jo mere indgribende en afgørelse er, jo mere omfattende undersøgelser kan der være grund til at foretage.
Visse sager kræver, at en afgørelse træffes meget hurtigt. Det gælder særligt i sager, hvor en hurtig afgørelse vurderes at kunne afværge eller mindske fare for menneskers liv eller helbred.
Det kan f.eks. være sager om tvangsfjernelse af børn fra hjemmet, ophævelse af samværsret eller sager inden for sundheds- og fødevarelovgivningen. I de tilfælde bør undersøgelsen fremskyndes mest muligt, men der må i almindelighed ikke ske en svækkelse af undersøgelsens omfang forud for afgørelsen.
Efter omstændighederne vil det i helt særlige tilfælde være berettiget at træffe en foreløbig afgørelse på grundlag af lidt mindre omfattende undersøgelser, hvis tiden ikke tillader en fuldstændig undersøgelse. Undersøgelsens udstrækning må i så fald afgøres ved en konkret vurdering af de foreliggende oplysninger sammenholdt med lovens regler. I sådanne tilfælde må hensynet til de interesser, der taler for en hurtig afgørelse, afvejes over for hensynet til så vidt muligt at træffe den rigtige afgørelse.
Hvis der således træffes en afgørelse på et midlertidigt grundlag, må myndigheden hurtigst muligt herefter træffe en endelig afgørelse efter en fuldstændig undersøgelse af sagen.
5.3. Klagemyndighedens sagsoplysning
Officialprincippet gælder også for en klage- eller tilsynsmyndighed. Det betyder, at sådanne myndigheder også har ansvaret for at oplyse sagen, herunder indhente sagsakterne fra den myndighed, der har truffet afgørelse i sagen.
En klagemyndighed skal aktivt medvirke til, at en sag bliver afgjort korrekt. Klagemyndigheden skal derfor i almindelighed inddrage nye forhold i sagen. Klagemyndigheden er også berettiget og forpligtet til at træffe afgørelse på grundlag af ændrede forhold.
Desuden har en klagemyndighed pligt til at vurdere, om den afgørende myndigheds oplysning af sagen er tilstrækkelig i forhold til de regler, som klagemyndigheden vurderer, er relevante i sagen. Hvis klagemyndigheden i en sag lægger vægt på andre hensyn eller kriterier end den afgørende myndighed, må klagemyndigheden selv fremskaffe de oplysninger, som klagemyndigheden finder relevante.
I 2013 gav en klagemyndighed udtryk for, at myndigheden var begyndt at træffe afgørelser på det foreliggende grundlag, hvis en kommune, trods anmodning og rykkere fra klagemyndigheden, ikke indsendte samtlige sagens akter til myndigheden. Ombudsmanden vurderede, at dette var i strid med officialprincippet, og at klagemyndigheden ikke havde det tilstrækkelige grundlag for at træffe forsvarlige og korrekte afgørelser, så længe myndigheden ikke var bekendt med det materiale, som den underliggende myndighed havde lagt til grund for sin afgørelse. (Ombudsmandens udtalelse 2014-5.7)
Ombudsmanden fandt det meget kritisabelt, at en klagemyndighed ikke havde partshørt en medarbejder forud for, at medarbejderen var blevet afskediget, og at klagemyndigheden ikke havde søgt at oplyse sagen forud for myndighedens afgørelse. Klagemyndigheden havde bl.a. ikke indhentet sagsmappen fra den underliggende myndighed, ligesom klagemyndigheden ikke havde undersøgt, hvorvidt den underliggende myndigheds begrundelse alene byggede på anonyme klager. Klagemyndigheden havde endvidere ikke undersøgt hvad eventuelle navngivne klagere konkret havde klaget over, hvornår de havde klaget, og hvorvidt klagerne var berettigede. (Ombudsmandens udtalelse 2010-6.9)
I en sag vedrørende en klagemyndigheds sagsbehandlingstid anførte ombudsmanden: ”[…] Det Sociale Ankenævns prøvelse af sagerne er en fuldstændig prøvelse af sagsfaktum, retsfaktum og den retlige kvalifikation af sagsfaktum.
Det indebærer, at ankenævnet kun undtagelsesvist kan lægge underinstansens sagsoplysning til grund.
Dette må forudsætte, at faktum er ubestridt, at der ikke i klagesagen er inddraget nyt faktum, og at ankenævnet finder, at underinstansens sagsoplysning har været tilstrækkelig set i forhold til det retsgrundlag, som ankenævnet finder relevant i sagen. Ankenævnet er under alle omstændigheder bundet af det forvaltningsretlige undersøgelsesprincip.
Hvis ankenævnet modtager ufyldestgørende oplysninger fra en underinstans, må ankenævnet tage de nødvendige skridt for at få de relevante oplysninger frem.” (Ombudsmandens udtalelse 2009-5.7.2)
5.4. Partens ønske om inddragelse af konkrete oplysninger
Oplysninger, som en borger selv ligger inde med eller vil kunne skaffe, kan borgeren sende til en myndighed med anmodning om, at oplysningerne inddrages af myndigheden i grundlaget for en afgørelse.
Borgeren kan desuden bede myndigheden om at udsætte sagen, hvis borgeren vil sikre sig, at afgørelsen ikke træffes, før oplysningerne er modtaget. Det fremgår af sagsbehandlingslovens § 21. Efter denne bestemmelse kan en borger som udgangspunkt forlange, at afgørelsen af en sag udsættes, indtil borgeren har afgivet en udtalelse til sagen.
En borger kan også opfordre en myndighed til at indhente oplysninger, som borgeren ikke selv ligger inde med. Myndighedens forpligtelse til at følge opfordringen afhænger af, om de oplysninger, som borgeren ønsker indhentet, er af en sådan relevans, at officialprincippet i sig selv kræver, at oplysningerne indhentes. Er oplysningerne ikke det, kan myndigheden normalt afvise opfordringen fra borgeren.
Principperne om god forvaltningsskik indebærer, at en myndighed normalt bør orientere en borger om, at myndigheden ikke vil foretage den sagsoplysning, som borgeren ønsker.
For en nærmere gennemgang af principperne om god forvaltningsskik henvises til afsnit 1 i myndighedsguiden.
6. Hvordan skal der undersøges?
En sag kan oplyses og undersøges på forskellige måder. Den myndighed, der skal træffe afgørelse, vil ofte selv ligge inde med relevante oplysninger, men kan også få oplysninger fra andre myndigheder, fra sagens parter og fra private organisationer eller personer.
Der er dog visse lovgivningsmæssige begrænsninger for myndighedernes indhentelse af oplysninger.
En offentligt ansat må f.eks. ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. Det fremgår af sagsbehandlingslovens § 33.
I forhold til ansøgningssager kræver indhentelse af oplysninger om ansøgerens rent private forhold som udgangspunkt ansøgerens samtykke. Det fremgår af sagsbehandlingslovens § 30. Rent private forhold er f.eks. oplysninger om seksuelle forhold, helbredsmæssige forhold, strafbare forhold mv.
I en sag om inkassosager i en kommune var det ombudsmandens vurdering, at det var en forudsætning for iværksættelse af løntilbageholdelse, at der forelå tilstrækkelig dokumentation i sagen til at anvende dette inddrivelsesmiddel. Ombudsmanden udtalte, at en inddrivelsesmyndighed bl.a. skal undersøge debitors betalingsevne i den situation, hvor en debitor ikke reagerer på inddrivelsesmyndighedens tilsigelser og andre meddelelser, før der kan foretage løntilbageholdelse. Ombudsmanden udtalte endvidere:
”Inddrivelsesmyndigheden kan ikke begrænse sagsoplysningen til de oplysninger, som kan fremskaffes ved debitors medvirken til sagsoplysningen.
Såfremt inddrivelsesmyndigheden er i besiddelse af oplysninger, eksempelvis fra tidligere sager, som peger i retning af, at den maksimale løntilbageholdelsesprocent ikke bør anvendes, må inddrivelsesmyndigheden undersøge disse oplysninger, forinden løntilbageholdelse besluttes, uanset om debitor har medvirket til sagsoplysningen.
Jeg bemærker endvidere, at inddrivelsesmyndigheden om nødvendigt gennem oplysninger fra debitors skattesager må afklare, hvilken indtægt debitor formodes at have, forinden løntilbageholdelsen besluttes.” (Ombudsmandens udtalelse 2008-5.9.4)
6.1. Myndigheden indhenter oplysninger fra andre
Indhentelse af oplysninger og udtalelser fra andre myndigheder som led i sagsforberedelsen sker typisk ved en høring.
Ved indhentelse af oplysninger fra en borger, skelnes der mellem, om sagen rejses af en borger f.eks. ved indgivelse af en ansøgning eller klage, eller om sagen rejses af myndigheden, f.eks. efter en anmeldelse eller som led i myndighedens kontrolvirksomhed.
Hvis en sag rejses af en borger, kan borgeren ofte uden besvær meddele oplysninger om egne forhold, som myndigheden ellers vanskeligt ville kunne komme i besiddelse af. I en sådan situation er det naturligt, at borgeren i vidt omfang selv bidrager til at oplyse sagen. En borger kan derfor almindeligvis uden særlig hjemmel afkræves relevante oplysninger, som borgeren allerede sidder inde med, eller som uden besvær eller omkostninger kan tilvejebringes.
Hvis indhentelse af oplysninger kræver en særlig indsats eller er forbundet med udgifter for borgeren, kan en myndighed normalt kun kræve oplysningerne af borgeren, hvis myndigheden har særlig hjemmel hertil. Borgeren må heller ikke pålægges at fremlægge oplysninger, som f.eks. alene vil kunne opfyldes af personer med særlige forudsætninger i form af uddannelse, særlige sprogkundskaber e.l., eller som kræver, at borgeren må søge sagkyndig bistand.
Er en borger ikke i stand til at efterkomme en myndigheds krav til sagsoplysning, må myndigheden normalt selv sørge for eller bistå med at fremskaffe sagens oplysninger. Ifølge vejledningspligten kan det være påkrævet, at myndigheden tilbyder borgeren konkret hjælp til at bidrage med oplysninger.
For en nærmere gennemgang af myndigheders vejledningspligt henvises til afsnit 9 i myndighedsguiden.
Hvis en sag rejses af en myndighed, kan det også være nødvendigt at indhente oplysninger fra en borger. Men i sådanne sager kan myndigheden ikke pålægge borgeren at meddele de ønskede oplysninger, hvis myndigheden ikke har særlig hjemmel hertil.
Ombudsmanden fandt at afskedigelsen af en medarbejder var ugyldig som følge af væsentlige mangler ved sagsoplysningen. Bl.a. manglede myndigheden at foretage partshøring og en oplysning af sagens faktum. Ombudsmanden udtalte, at den afskedigende myndighed i forbindelse med sagsoplysningen burde have undersøgt, om myndigheden selv kunne rekvirere de relevante oplysninger fra det centrale kriminalregister. (Ombudsmandens udtalelse 2001-04.2)
7. Processuel eller bevismæssig skadevirkning
I ansøgnings- og klagesager, der rejses på initiativ af en borger, har borgeren normalt en særlig interesse i at bidrage til sagsoplysningen.
Hvis de nødvendige oplysninger i en konkret sag ikke tilvejebringes, vil myndigheden efter omstændighederne enten kunne meddele afslag under henvisning til de manglende oplysninger eller meddele ansøgeren, at sagen ikke vil kunne færdigbehandles, før oplysningerne foreligger. Det vil sige, at myndigheden overfor borgeren tilkendegiver, at der indtræder en såkaldt processuel skadevirkning, hvis borgeren ikke medvirker til sagens oplysning.
Det er dog en forudsætning for at der kan indtræde en såkaldt processuel skadevirkning, at myndigheden overfor borgeren har præciseret, hvilke oplysninger myndigheden har behov for, og at myndigheden har oplyst borgeren om, hvordan oplysningerne kan skaffes. Desuden bør myndigheden have gjort borgeren opmærksom på, at borgens manglende medvirken til sagens oplysning vil kunne betyde, at en myndighed ikke kan imødekomme borgerens ansøgning.
Borgeren kan i almindelighed ikke uden særlig hjemmel mødes med processuel skadevirkning, fordi der mangler oplysninger i sagen, som det vil være særligt indgribende, belastende, besværligt eller omkostningskrævende for parten at skaffe.
Hvis sagen er rejst af myndigheden, vil der som regel ikke kunne blive tale om processuel skadevirkning ved manglende fremlæggelse af oplysninger. En borger kan dog opleve en form for skadevirkning, idet en myndighed eventuelt kan træffe afgørelse på det foreliggende grundlag eller skønsmæssigt.
Ombudsmanden har givet udtryk for, at det ikke måtte komme en borger til skade, at en ansøgning om tilskud til et efterskoleophold ikke var indgivet på et ansøgningsskema, så længe borgeren, eventuelt efter vejledning fra myndighederne, havde meddelt de relevante oplysninger. (Ombudsmandens udtalelse 2005-75.1)
I en anden sag udtalte ombudsmanden:
”Det er en forudsætning for, at man kan tale om, at en ansøger ikke har opfyldt sin oplysningspligt, at forvaltningen klart har tilkendegivet, hvilke oplysninger, som ønskes fra pågældende.
Afgøres en ansøgning forkert som følge af mangelfuld sagsoplysning på grund af, at forvaltningen har forsømt at indhente oplysninger fra ansøgeren, følger det således af officialprincippet, at ansvaret for den forkerte afgørelse påhviler forvaltningen.”(Ombudsmandens udtalelse 1997-24.1)
8. Hvad er konsekvensen, hvis officialprincippet ikke overholdes?
Hvis en sag er utilstrækkeligt oplyst, kan det betyde, at afgørelsen tilsidesættes som ugyldig. Det kan også betyde, at sagen må genoptages, så de manglende undersøgelser kan blive foretaget.
9. Kort sagt
- Officialprincippet indebærer, at myndigheden har ansvaret for, at en sag oplyses tilstrækkeligt, inden der træffes afgørelse. Se punkt 2.
- En myndighed må ikke træffe afgørelse på grundlag af et utilstrækkeligt sagsgrundlag. Se punkt 3.
- En sag skal oplyses og undersøges så langt, som det er nødvendigt i det enkelte tilfælde for at træffe en materielt lovlig og rigtig afgørelse. Se punkt 5.
- En sag kan oplyses og undersøges på forskellige måder, f.eks. med myndighedens egne oplysninger eller oplysninger fra andre myndigheder, fra parten selv eller fra private organisationer og personer. Se punkt 6.
- I ansøgningssager kan myndigheden kræve, at parten i vidt omfang bidrager til sagsoplysningen. Myndigheden kan efter omstændighederne tillægge en manglende eller utilstrækkelig medvirken processuel skadevirkning. Se punkt 7.
10. Baggrundslitteratur
Det ovenstående bygger på sagsbehandlingsloven og lovbemærkninger hertil, og ombudsmandens tidligere udtalelser indenfor området.
Hvor retsgrundlaget i Grønland efter ombudsmandens opfattelse er identisk med retsgrundlaget i Danmark er der taget udgangspunkt i dansk litteratur.
Der henvises også til ”Vejledning om sagsbehandlingsloven” (af Grønlands Hjemmestyre, Lovkontoret, december 1994), pkt. 198, den generelle forvaltningsretlige litteratur, herunder især Forvaltningsret, 1. udgave (2018), Niels Fenger, side 539ff, Offentlighedsloven med kommentar, 3. udgave (1998), John Vogter, side 150ff, og Forvaltningsret, 5. udgave (2018), Sten Rønsholdt, side 320ff.