I en ansættelsessag har ombudsmanden udtalt:

”Det er et grundlæggende forvaltningsretligt princip, at den, der er part i en sag i den offentlige forvaltning, på ethvert tidspunkt kan lade sig repræsentere eller bistå af andre. Princippet har fundet udtryk i sagsbehandlingslovens § 8, som gælder direkte i afgørelsessager, men gælder – på ulovbestemt grundlag - også i videre omfang, f.eks. ved tjenstlige samtaler. Folketingets Ombudsmand har således i en række tilfælde lagt til grund, at en ansat normalt har ret til at have en bisidder med til tjenstlige samtaler med ledelsen. Jeg henviser herved til FOB 2001-574.

Det følger af vejledningspligten i sagsbehandlingslovens § 7, stk. 1, at myndighederne har pligt til i fornødent omfang at yde vejledning og bistand til personer, der retter henvendelse inden for myndighedens sagsområde. Der er imidlertid ikke med sagsbehandlingslovens § 7, stk. 1, gjort udtømmende op med vejledningspligten, idet en videregående vejledningspligt kan følge af god forvaltningsskik. Henset til mødets karakter og den påtænkte afskedigelse af B, er det min opfattelse, at der i henhold til god forvaltningsskik påhvilede Mittarfeqarfiit en vejledningspligt i relation til mødeindkaldelsen, og at Mittarfeqarfiit således burde have oplyst B om, at han var berettiget til at tage en bisidder med til mødet. Jeg henviser herved til FOB 2007-132.” (Ombudsmandens udtalelse 2010-6.9)

Ombudsmanden har udtalt, at det er parten i en afskedigelsessag, der skal høres og gives mulighed for at fremkomme med bemærkninger. Ombudsmanden udtalte:

”Jeg finder på denne baggrund, at A ikke forud for afskedigelsen har fået lejlighed til at kommentere det grundlag, som kommunen ønskede at afskedige hende på baggrund af.

 At PIP som A’s faglige organisation fik tilsendt en delvis begrundelse for den påtænkte afskedigelse, jf. den ovenfor citerede skrivelse af den 13. juni 2001 som endvidere blev genfremsendt den 5. juli 2001, ændrer ikke herpå, idet der for det første efter de ovenfor nævnte bestemmelser i tjenestemandsloven består en pligt til at give såvel vedkommende centralorganisation som tjenestemanden selv adgang til at udtale sig.

Dette medfører, at K Kommune ikke var berettiget til at nøjes med at give enten PIP eller A mulighed for at udtale sig omkring den påtænkte afskedigelse. Dernæst medfører princippet om partsrepræsentation for det andet ikke, at en myndighed er berettiget til at fravige de bestemmelser, der giver en sags parter bestemte rettigheder. A er selv part i forhold til sin personalesag, og det kan derfor ikke afhjælpe en partshøringsmangel over for hende, at hendes fagforbund er blevet hørt i hendes sag.

Henset til, at der i henvendelsen fra PIP lå en anmodning om, at K Kommune over for A begrundede den påtænkte afskedigelse, finder jeg det kritisabelt, at K Kommune reagerede herpå ved at sende begrundelsen for baggrunden for dens afskedigelsesbeslutning alene til PIP, men ikke til A.” (Ombudsmandens udtalelse 2002-20.4)

Ombudsmanden har givet udtryk for, at myndigheder ikke må give en borger opfattelsen af, at myndigheden vil begrænse borgerens ret til at lade sig repræsentere. Ombudsmanden udtalte:

”Herudover må jeg finde det meget uheldigt, at kommunen har udtrykt sig på en måde, som er egnet til at give A opfattelsen af, at kommunen ville begrænse hans ret til partsrepræsentation, jf. sagsbehandlingslovens § 8.  (Ombudsmandens udtalelse 2002-20.5)

Ombudsmanden har tilkendegivet, at myndigheder bør notere sig grundlaget for partsrepræsentation. Ombudsmanden udtalte:

”Det er kommunens ansvar at sikre sig, at den person, som kommunen er i konktakt med, kan repræsentere parten. Dette vil efter omstændighederne kræve en skriftlig fuldmagt.

Kommunen har henvist til, at partsrepræsentationsforholdet er dokumenteret ved, at B er medejer af B-[...].

Jeg bemærker, at medejerskab ikke i almindelighed medfører ret til at repræsentere den anden eller de andre medejere.

Fuldmagt følger enten af en aftale mellem fuldmagtsgiveren og fuldmægtigen eller af, at fuldmægtigen indtager en særlig stilling hos fuldmagtsgiveren, jf. herved aftalelovens regler om fuldmagt.

Såfremt kommunen er bekendt med, at der består et samlivsforhold mellem B og A, har jeg dog ikke bemærkninger til, at kommunen uden nærmere dokumentation anerkender fuldmagtsforholdet.

Jeg finder, at kommunen på sagen burde have noteret grundlaget for partsrepræsentationen.” (Ombudsmandens udtalelse 2007-5.13)

Ombudsmanden har også givet udtryk for, at myndigheder i relevant omfang skal undersøge, hvorvidt ansøgeren er partsrepræsentant, når en myndighed modtager en ansøgning fra en borger, der ikke er part i sagen. Ombudsmanden udtalte:

”Jeg bemærker videre, at jeg ikke vil kunne behandle en klage fra dig over kommunens eller ankenævnets afgørelse om ikke at yde hjælp til D uden, at du kan forevise en fuldmagt fra D selv eller hendes værge.

Det er således normalt en forudsætning for, at ombudsmanden kan foretage en fyldestgørende undersøgelse af en klagesag, at den person som klager til ombudsmanden, også er part i sagen eller har fuldmagt til at handle på partens vegne.

Det skyldes, at ombudsmanden som led i sin undersøgelse indhenter fortrolige oplysninger fra den myndighed, som klagen angår, og at ombudsmanden forelægger klageren disse oplysninger til partshøring, ligesom ombudsmanden i sin afsluttende udtalelse af sagen, som sendes til klageren, vil gengive dele af den påklagede myndigheds sagsmateriale.

Ombudsmanden har efter landstingsloven om Landstingets Ombudsmand § 8 tavshedspligt med hensyn til sådanne oplysninger, hvor hemmeligholdelse ifølge sagens natur er påkrævet.

Ombudsmanden vil derfor ikke kunne foretage de nødvendige sagsbehandlingsskridt, hvis klageren hverken er part i sagen eller har fuldmagt fra den, på hvis vegne klagen er indgivet.

Jeg kan i den forbindelse oplyse, at det ikke er en betingelse for at klage til ombudsmanden, at klageren er myndig, men at en mindreårig kan klage til ombudsmanden over forhold, hvori den mindreårige selv er part.

[…]

En myndighed, der modtager en ansøgning fra en borger, der ikke er part i sagen, bør derfor i relevant omfang undersøge, hvorvidt ansøgeren er partsrepræsentant. Til denne undersøgelse hører efter omstændighederne muligheden for at kræve dokumentation for repræsentationsforholdet.

Jeg finder på denne baggrund, at K Kommune begik en kritisabel fejl ved ikke at undersøge, om A’s samlever var partsrepræsentant for A (eller D).

Denne fejl kan efter min opfattelse have haft betydning for sagens videre forløb, idet kommunen efter det oplyste først tog spørgsmålet om familiebehandling op med A under et besøg i [bygd].

Såfremt kommunen havde anerkendt A’s samlever som partsrepræsentant, havde kommunen i øvrigt været forpligtet til at afgøre hendes ansøgning skriftligt i overensstemmelse med sagsbehandlingslovens regler om begrundelse og pligt til at give klagevejledning, hvorved det havde stået klart, at kommunen havde truffet en afgørelse, der kunne påklages til det Sociale Ankenævn.

Jeg bemærker yderligere, at kommunens brev af 8. februar 2008 til A’s samlever, hvori kommunen bekræfter modtagelsen af hendes ansøgning, ikke har været en tilstrækkelig sagsbehandling i forhold til A’s samlever, såfremt hun opfyldte sagsbehandlingslovens regler for at kunne optræde som partsrepræsentant.”  (Ombudsmandens udtalelse 2010-6.5)

Ombudsmanden har givet udtryk for, at myndigheder ikke er frit stillet i forhold til, hvem myndigheden kommunikerer med, når borgeren har en partsrepræsentant. Ombudsmanden udtalte:

”Jeg bemærker indledningsvis, at jeg er kopiorienteret om advokat …s brev af 4. maj 2001 til direktoratet, hvoraf det fremgår, at advokat … er partsrepræsentant for ...

Efter sagsbehandlingslovens § 8, stk. 1, 1. pkt., kan den, der er part i en sag, på et hvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre.

Denne regel indebærer, at forvaltningen ikke frit kan vælge, hvem forvaltningen vil korrespondere med om sagen, hvis en partsrepræsentant er udpeget.

Jeg er enig med direktoratet i, at sagsforløbet har indebåret en forvaltningsretlig pligt for direktoratet til at genoptage sagen og i den forbindelse meddele … resultatet af sagens genbehandling.

Da direktoratet har været bekendt med, at A var repræsenteret af advokat …, må jeg konstatere, at direktoratet ikke har handlet i overensstemmelse med den anførte bestemmelse i sagsbehandlingsloven ved at sende sin afgørelse direkte til … uden samtidig at orientere partsrepræsentanten om afgørelsen.

Jeg går ud fra, at direktoratet ved fremtidig korrespondance med A respekterer, at A har udpeget en partsrepræsentant.”  (Ombudsmandens udtalelse 2001-04.2)

Ombudsmanden har også givet udtryk for, at en eventuel tilsynsværge bør have meddelelse om afgørelsen, medmindre borgeren/patienten har frabedt sig dette. Ombudsmanden udtalte:

”Såfremt en tilsynsværge er beskikket, er det min opfattelse, at også tilsynsværgen bør have meddelelse om afgørelsen, medmindre patienten frabeder sig dette. Jeg begrunder denne underretningspligt med, at det følger af almindelige forvaltningsretlige regler om partsrepræsentation, at partsrepræsentanten bør have meddelelse om sagens afgørelse og, at formålet med beskikkelse af en tilsynsværge i særlig grad tilsiger, at denne får meddelelse om afgørelsen.” (Ombudsmandens udtalelse 2010-6.11)

Ombudsmanden har tilkendegivet, at afgørelser bør stiles til partsrepræsentanten. Ombudsmanden udtalte:

”Jeg bemærker, at hvis en part har ladet sig bistå af en partsrepræsentant under behandlingen af en sag, bør afgørelsen stiles til partsrepræsentanten, eventuelt med kopi til parten selv.

Da Økonomi- og Personalestyrelsen i sit høringssvar af 21. oktober 2009 har beklaget, at afgørelsen ikke blev stilet til partsrepræsentanten, foretager jeg mig dog ikke yderligere vedrørende dette spørgsmål.” (Ombudsmandens udtalelse 2010-6.8)

Ombudsmanden har givet udtryk for, at meddelelser om en borgers ægtefælles restancer ikke må sendes til borgeren, medmindre ægtefællen har optrådt som partsrepræsentant for borgeren. Ombudsmanden udtalte:

Det er derfor uhjemlet, at kommunen giver en borger meddelelse om den pågældende borgers ægtefælles restancer, medmindre borgeren under inkassosagen har optrådt som partsrepræsentant for sin ægtefælle, jf. sagsbehandlingslovens § 8.” (Ombudsmandens udtalelse 2006-49.1)

Med andre ord bygger ombudsmandens udtalelse på, at en myndighed ikke uden videre kan antage, at ægtefælle eller samlevere repræsenterer hinanden.

Ombudsmanden har tilkendegivet, at afgørelser skal sendes direkte til parten, medmindre parten lader sig repræsentere af en anden. Ombudsmanden udtalte:

”Denne afgørelse er alene fremsendt til K Kommune. Det er uvist hvornår A blev bekendt med afgørelsen. Direktoratet har dog i brev til mig af 30. april 2004 bekræftet, at A ikke fra Direktoratet for Fiskeri og Fangst blev gjort bekendt med afgørelsen.

Det er herefter min opfattelse, at den afgørelse som A klager over, er direktoratets afgørelse af 5. september 2002. Det gælder i almindelighed, at en afgørelse skal meddeles direkte til parten, med mindre parten lader sig repræsentere af en anden, jævnfør landstingsloven om sagsbehandling i den offentlige forvaltning, § 8, stk. 1.

Jeg finder ikke, at det forhold, at A’s klage fremsendes til direktoratet via K Kommune bevirker, at K Kommune må betragtes som partsrepræsentant for A.

A har ikke modtaget nogen direkte meddelelse af direktoratets afgørelse af 5. september 2002.

Jeg finder herefter ikke, at A’s klage over direktoratets afgørelse af 5. september 2002 er forældet i forhold til min behandling, jævnfør herved landstingsloven om Landstingets Ombudsmand, § 6, stk. 2, hvorefter en klage skal indgives inden 1 år efter, at der forhold der klages over er begået.” (Ombudsmandens udtalelse 2004-63.1)

Ombudsmanden har kritiseret, at en kommune havde nægtet tre daginstitutionsledere muligheden for at medbringe bisiddere under en tjenstlig samtale. Ombudsmanden udtalte:

”K Kommune har under sagen anført, at det er kommunens opfattelse, at de berørte daginstitutionsledere ikke havde ret til at medbringe en bisidder under de tjenstlige samtaler (”afklaringssamtalerne”). En part har således efter kommunens opfattelse alene ret til under en samtale at medbringe en bisidder, hvis der er tale om, at samtalen kan munde ud i en afgørelse i sagsbehandlingslovens forstand.

Jeg antager, at kommunens retsopfattelse bunder i, at bestemmelsen om ret til at lade sig bistå af andre fremgår af sagsbehandlingslovens § 8, der som nævnt alene gælder, hvis der er tale om en afgørelsessag.

Sagsbehandlingslovens § 8 udspringer imidlertid af en retsgrundsætning, og retten til at lade sig bistå af andre er således bredere end sagsbehandlingslovens anvendelsesområde, jf. Jon Andersen i Hans Gammeltoft-Hansen m.fl., Forvaltningsret, 2002, side 537.

Særligt i relation til en ledelses samtaler med myndighedens ansatte følger det heraf, at en ansat i almindelighed må have ret til at lade en anden person ledsage sig ved tjenstlige samtaler med ledelsen. Dette gælder – som anført – uanset om samtalen må forventes at udmønte sig i en tjenstlig reaktion, der har karakter af afgørelsessag, jf. Niels Fenger, Forvaltningsloven med kommentarer, 2013, side 296.

Jeg finder det beklageligt, at det er K Kommunes opfattelse, at de tre daginstitutionsledere ikke havde ret til at medbringe en bisidder under de tjenstlige samtaler. Kommunen burde efter min opfattelse af egen drift i henhold til god forvaltningsskik have vejledt de berørte institutionsledere om muligheden for at medbringe en bisidder, jf. også Folketingets Ombudsmands beretning for 2007, side 132 f.” (Ombudsmandens udtalelse 2014-5.2)

Ombudsmanden har redegjort for de betingelser, der gælder, hvis adgangen til at lade sig repræsentere eller bistå af andre ønskes begrænset. Ombudsmanden udtalte:

”Et kollegium har ikke pligt til af egen drift at indkalde en umyndig beboers værge, hvis der afholdes møde med en beboer vedrørende problemer, som den pågældende efter kollegiets opfattelse har eller forårsager, og hensigten ikke er at foretage bortvisning el.lign. af vedkommende. Sådanne møder kan være nødvendige led i kollegiets drift.

Der gælder imidlertid ved siden af reglerne i sagsbehandlingsloven en almindelig adgang til efter ønske at lade sig repræsentere eller bistå over for forvaltningen.

Denne adgang kan efter omstændighederne begrænses; dette kræver i overensstemmelse med de grundlæggende forvaltningsretlige regler, at saglighedskravet og proportionalitetskravet m.v. er iagttaget. Mulighederne for begrænsning er eksemplificeret i sagsbehandlingslovens § 8, stk. 2, hvorefter den lovbestemte hovedregel om repræsentation og bistand i stk. 1 ikke gælder, hvis partens interesse i at kunne lade sig repræsentere eller bistå findes at burde vige for væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser, eller hvor andet er fastsat ved lov.” (Ombudsmandens udtalelse 2008-3.2)