Myndigheders sagsbehandlingstid har ofte stor betydning for borgeres og virksomheders tilfredshed med den offentlige forvaltning. Det er derfor vigtigt, at myndigheder har fokus på sagsbehandlingstider, og at det løbende vurderes, om sagsbehandlingstiderne er rimelige eller kan gøres kortere.

1. Regler om sagsbehandlingstid

Det følger af god forvaltningsskik, at sager skal behandles inden for rimelig tid og ikke må trække unødigt ud. Der er dog ikke fastsat generelle regler om myndighedernes sagsbehandlingstid i sagsbehandlingsloven.

Der er dog i sagsbehandlingsloven og andre love fastsat konkrete tidsfrister inden for nogle områder.

Efter offentlighedsloven § 16, stk. 1, og sagsbehandlingsloven § 16, stk. 2, skal en myndighed snarest træffe en afgørelse om helt eller delvist at imødekomme eller afslå en anmodning om aktindsigt.

Efter børnestøtteloven § 19, stk. 1, skal kommunalbestyrelsen, når den modtager en underretning, inden for 24 timer træffe beslutning om, hvorvidt der er grundlag for at iværksætte en socialfaglig undersøgelse.

Efter handicapstøtteloven § 36, stk. 1, skal kommunalbestyrelsen, når den modtager en underretning, inden for 5 arbejdsdage træffe afgørelse om, hvorvidt der er grundlag for at iværksætte en socialfaglig undersøgelse.

Efter børnestøttebekendtgørelsen § 3, stk. 1, skal en socialfaglig undersøgelse som udgangspunkt være afsluttet 2 måneder efter, at kommunalbestyrelsen sætter undersøgelsen i gang.

Eksempler fra ombudsmandens udtalelser

Ombudsmanden har givet udtryk for, at det var uacceptabelt, at en borgers anmodning om aktindsigt efter syv måneder fortsat ikke var blevet behandlet. Selvom aktindsigtsanmodning angik et omfattende materiale var det ombudsmandens vurdering, at der er grænser for, hvor lang sagsbehandlingstid der vil kunne accepteres. (Ombudsmandens udtalelse 2015-5.5)

Ombudsmanden har udtalt, at ferieperioder ikke kan begrunde udsættelse af afgørelser om aktindsigt. (Ombudsmandens udtalelse 2012-5.8)

Ombudsmanden har tilkendegivet, at behandlingen af ansøgninger om aktindsigt så vidt muligt bør prioriteres i forhold til øvrige sager. (Ombudsmandens udtalelse 1999-04.3)

2. Sagsbehandlingstid efter god forvaltningsskik

Det er en konkret vurdering, hvornår en myndighed har brugt for lang tid på at behandle en sag. Man må ved denne vurdering af tage udgangspunkt i den samlede sagsbehandlingstid.

Ved vurderingen af, om sagsbehandlingstiden i en konkret sag er rimelig, kan flere forhold tages i betragtning, herunder:

sagens karakter
myndighedens almindelige sagsbehandlingstid for lignende sager
sagens og det relevante lovgrundlags kompleksitet
de løbende sagsbehandlingsskridt, herunder om der skal foretages tidskrævende sagsbehandlingsskridt for at træffe en afgørelse
omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage
om sagen giver myndigheden anledning til principielle overvejelser
myndighedens eventuelle meddelelse om den forventede sagsbehandlingstid

Kravene til en myndigheds sagsbehandlingstid efter principperne om god forvaltningsskik gælder både for afgørelsessager og øvrige sager. Forholdene ovenfor gælder derfor både, hvor en borger f.eks. søger om en konkret ydelse, og hvor en borger f.eks. anmoder en myndighed om generel vejledning.

En myndighed kan med fordel opstille målsætninger for, hvor hurtigt myndigheden forventer at behandle sager, hvor myndigheden skal træffe afgørelser.

Det vil dog være vanskeligt at lave absolutte regler for, hvor hurtigt en myndighed skal behandle sine sager. Selv inden for de enkelte typer af sager, som en myndighed beskæftiger sig med, vil der kunne være forhold, der gør, at en sag trækker ud. Det kan f.eks. skyldes, at det er nødvendigt at fremskaffe vanskeligt tilgængelige oplysninger, at foretage mere generelle og principielle overvejelser eller at få en ekstern vurdering af sagen.

Hvis en myndighed opstiller målsætninger for sagsbehandlingstiden skal målsætningerne være både forsvarlige og realistiske. På den ene side bør de være udtryk for sagsbehandlingstider, der er acceptable for borgerne. På den anden side må de dog være afpasset efter, hvad myndighederne selv anser for realistisk.

For at informere borgere og virksomheder om en myndigheds sagsbehandlingstid på et konkret område, kan myndigheden med fordel offentliggøre en oversigt over de opstillede mål for sagsbehandlingstider. Det kan f.eks. ske på myndighedens hjemmeside.

Hvis en myndighed opstiller målsætninger for sagsbehandlingstider, bør der etableres en ordning, som gør det muligt for myndigheden løbende at kontrollere, at de opstillede målsætninger bliver overholdt.

Der kan være behov for at ændre målsætningerne, hvis sagerne ikke kan færdigbehandles inden for de opstillede mål, eller hvis der kan opstilles mål om endnu kortere sagsbehandlingstider.

2.1. Hurtig, enkel og økonomisk sagsbehandling

Spørgsmålet om hvor hurtigt en myndighed kan behandle sine sager, afhænger bl.a. af, hvilke sagsbehandlingsrutiner myndigheden følger. Gode sagsbehandlingsrutiner er ofte en forudsætning for, at en myndighed kan behandle og afgøre sager med den nødvendige hurtighed.

For at sager kan behandles så hurtigt som muligt, bør en myndighed efter modtagelsen af en henvendelse hurtigst muligt gennemgå denne. Myndigheden bør i den forbindelse bl.a. vurdere, om man er rette myndighed, eller om henvendelsen skal videresendes til en anden myndighed. Myndigheden bør også vurdere, om henvendelsen er en klage, en ansøgning eller noget andet. Hvis henvendelsen er en klage, bør myndigheden vurdere om klagen er indgivet inden for en eventuel klagefrist eller henvendelsen omhandler et forhold, hvor der i loven er fastsat tidsfrister for myndigheds afgørelse. Det kan være i forbindelse med en borgers anmodning om aktindsigt.

Om myndigheders pligt til at videresende fejlsendte henvendelser til rette myndighed henvises til afsnit 9 i myndighedsguiden om vejledning, punkt 5.

Hvis myndigheden kommer frem til, at man er rette myndighed, må myndigheden tage stilling til, hvilke sagsbehandlingsskridt sagen giver anledning til.

En indledende gennemgang af sagen giver også mulighed for en hurtig afklaring af, om sagen er af hastende karakter og derfor bør prioriteres.

En myndigheds eventuelle prioritering af visse sagstyper må ikke betyde, at sagsbehandlingstiden for andre sager bliver så lang, at den væsentligt overskrider, hvad der er rimeligt. En prioritering må heller ikke medføre en usaglig forskelsbehandling.

En myndighed skal behandle sager så enkelt som muligt. Det betyder bl.a., at sagsbehandlingen ikke bør forsinkes af unødig formalisme eller unødvendige krav om skriftlighed, hvis f.eks. en telefonisk afklaring med fordel kan anvendes.

Hvis lovgivningen giver borgerne rettigheder, kan den der f.eks. ønsker at indgive en ansøgning, ikke pålægges at udfylde særlige ansøgningsskemaer eller blanketter som forudsætning for, at sagen tages under behandling, medmindre loven giver mulighed for at stille sådanne krav.

Det følger af det såkaldte legalitetsprincip, at en myndighed ikke uden hjemmel kan kræve, at en borger bruger et særskilt skema. Myndigheden kan dog tilbyde borgeren at bruge et skema, hvis det er en hjælp for borgeren eller myndigheden, at der bruges et særligt skema.

Myndigheden bør også så vidt muligt hjælpe borgerne med at skaffe de nødvendige oplysninger til en sags behandling, herunder vejlede borgerne om, hvordan oplysningerne lettest muligt kan skaffes.

Det bør dog i videst mulige omfang sikres, at en myndighed ikke pålægger den enkelte borger pligter, f.eks. med hensyn til sagens oplysning eller egentlige formkrav, der kun kan opfyldes af borgere med særlige forudsætninger i form af uddannelse eller lignende, eller som nødvendiggør, at borgere må søge sagkyndig bistand.

En myndighed skal behandle sager så økonomisk som muligt. Det betyder, at myndigheden skal vurdere, hvilke ressourcer myndigheden skal bruge til løsningen af opgaven. Myndigheden skal samtidig vurdere, hvilken økonomisk betydning en hurtig og smidig sagsbehandling kan have for borgeren. I sager, hvor det er af væsentlig økonomisk betydning for borgeren, at der hurtigt træffes en afgørelse i sagen, bør myndigheden tage dette i betragtning.

Eksempler fra ombudsmandens udtalelser

Ombudsmanden har udtalt, at det følger af god forvaltningsskik og det skærpede sagsbehandlingstidskrav på 2 måneder i børnestøttebekendtgørelsen § 3, stk. 1, at en kommune bør træffe en afgørelse i sager om tildeling af en støtteperson uger eller højst få måneder efter afslutningen af den socialfaglige undersøgelse. (Ombudsmandens udtalelse 2021-6)

Ombudsmanden har kritiseret sagsbehandlingstiden i tre kommuner, fordi der var gået mere end 4 år fra en forældremyndighedsindehaver trak sit samtykke til anbringelsen af sit barn uden for hjemmet tilbage, før der blev truffet afgørelse i sagen. (Ombudsmandens udtalelse 2018-4)

I en sag gik der mere end 5 år, fra et forældrepar havde anmodet om hjemgivelse, til kommunen traf en afgørelse i sagen. Ombudsmanden vurderede, at sager, der omhandler forældres mulighed for at bo sammen med deres børn, bør behandles med særlig hurtighed. Ombudsmanden gav igen udtryk for, at en kommune bør tage stilling til en anmodning fra en forældremyndighedsindehaver om hjemgivelse af et barn anbragt uden for hjemmet indenfor uger eller højst få måneder. Ombudsmanden påpegede, at den lange sagsbehandlingstid bl.a. betød, at forælderen havde været afskåret fra at klage over anbringelsen til Det Sociale Ankenævn, hvilket efter ombudsmandens opfattelse var en afgørende svækkelse af forælderens retssikkerhed. (Ombudsmandens udtalelse 2019-2)

En kommune havde tilbageholdt en mindreårig i anstalt i over 20 dage, idet kommunen ikke fandt en egnet surrogatplads til borgeren. Under anstaltsopholdet tog borgeren sit eget liv. Ombudsmanden fandt kommunes håndtering af sagen yderst kritisabel. (Ombudsmandens udtalelse 2015-5.4)

En myndighed var 13 måneder om at orientere ombudsmanden om, at en borgers sag var bortkommet. Ombudsmanden vurderede, at dette udgjorde en ganske væsentlig tilsidesættelse af de retssikkerhedshensyn, som er grundlaget for ombudsmandskontrollen. (Ombudsmandens udtalelse 2007-5.4)

En borger havde klaget til en klagemyndighed, idet en kommune krævede tilbagebetaling af næsten 30.000 kr., som var blevet udbetalt til borgeren i offentlig hjælp. Klagemyndigheden var 1 år og 4 måneder om at behandle klagen. Ombudsmanden vurderede, at der ikke skulle foretages ekstraordinære sagsbehandlingsskridt, og at der var tale om en sag formentlig havde en betydelig økonomisk betydning for borgeren. Ombudsmanden fandt klagemyndighedens sagsbehandlingstid meget kritisabel. (Ombudsmandens udtalelse 2006-09.1)

I en sag klagede en borger til ombudsmanden over en klagemyndigheds sagsbehandlingstid. Ombudsmanden fandt det kritisabelt, at sagen havde ligget hos myndigheden i 3 måneder før det første sagsbehandlingsskridt blev foretaget, og herefter i en periode på 11 måneder. Ombudsmanden fandt det også kritisabelt, at der gik 3 måneder før klagemyndigheden sendte et bekræftelsesbrev til borgeren, og at klagemyndigheden ikke sendte dette brev en gang til, da det kom retur til klagemyndigheden. (Ombudsmandens udtalelse 2005-08.1)

I en sag om førtidspension udtalte ombudsmanden generelt:

”[En kommune] har oplyst, at kommunen finder, at en sagsbehandlingstid på 3-4 måneder synes rimelig, for så vidt angår behandlingen af ansøgninger om førtidspension, hvor det er klart, at ansøgeren er berettiget til førtidspension. Jeg bemærker hertil, at det er min opfattelse, at sagsbehandlingstiden for sager, hvor det er klart, at ansøgeren er berettiget til førtidspension, højst bør være på 3 måneder.

For så vidt angår sager, hvor det ikke er åbenbart, at ansøgeren er berettiget til førtidspension, kan jeg tilslutte mig, at sagsbehandlingstiden er noget længere. Jeg tager herved i betragtning, at det kan være problematisk at finde en egnet arbejdsprøvning.

Jeg bemærker dog, at det forhold at kommunen finder, at der med rimelighed kan hengå et vist antal måneder til behandling af en sag, ikke fritager kommunen for forpligtelsen til at ekspedere sagerne hurtigere, hvis dette er muligt.” (Ombudsmandens udtalelse 2005-88.1)

Ombudsmanden har givet udtryk for, at det er god forvaltningsskik, at opkrævnings- og inddrivelsessager behandles med passende hurtighed, så borgere ikke er i tvivl om, hvorvidt den pågældende regning vil blive opkrævet. Ombudsmanden udtalte, at det er god forvaltningsskik, at en myndighed oplyser borgeren om, at en regning sendes til inkasso. (Ombudsmandens udtalelse 2003-88.1)

2.2. Erindringssystemer og sikring af fremdrift i sagerne

Myndighederne bør oprette tilstrækkeligt effektive erindringssystemer, der er med til at sikre, at sager ikke ligger stille i længere tid, inden der træffes afgørelse, eller at sager glemmes.

Korrekt journalisering af dokumenter, som en myndighed modtager, og fyldestgørende notater er også være med til at sikre, at henvendelser fra borgere og virksomheder ikke bliver glemt.

For en nærmere gennemgang af notatpligten henvises til afsnit 11 i myndighedsguiden. For en nærmere gennemgang af journalisering henvises til afsnit 12 i myndighedsguiden.

En myndighed bør desuden sikre, at sagsbehandlingen ikke helt går i stå. Myndigheden kan derfor med fordel fastsætte svarfrister, når der foretages høring af sagens parter eller andre myndigheder mv., og efter omstændighederne rykke for svar.

Eksempler fra ombudsmandens udtalelser

Ombudsmanden har vurderet, at en samlet sagsbehandlingstid på over 3 år var uacceptabel og yderst kritisabel, idet kommunen fortsat ikke havde taget stilling til borgerens indsigelse mod en pensionsberegning. (Ombudsmandens udtalelse 2011-5.7.1)

Ombudsmanden har kritiseret, at der var forløbet knap 4 år fra en kommune modtog en lægeerklæring til kommunen traf en afgørelse i sagen. Ombudsmanden fandt det uacceptabelt, at sagen lå urørt 1 år. (Ombudsmandens beretning 2009 generelle bemærkninger 3.1)

Ombudsmanden har også kritiseret, at en kommune efter tre år endnu ikke havde færdigbehandlet en ansats anmodning om rettelse af sit ansættelsesbrev, herunder om forhøjelse af sin løn. (Ombudsmandens udtalelse 2009-5.3)

Ombudsmanden har udtalt, at en kommune har pligt at sikre, at sager ikke ligger i længere tid, inden afgørelse træffes, og at sager ikke bliver glemt og derfor ikke afgjort. Ombudsmanden udtalte derfor:

”[Det er] min mening, at kommunen bør have rutiner, som opfylder følgende minimumskrav:

At sager, som udsættes til senere behandling, fremerindres til en bestemt dato.
At sagerne fremerindres til behandling hos en bestemt sagsbehandler.
At en overordnet medarbejder løbende kontrollerer, at sagerne ekspederes, inden erindringsdatoerne overskrides, og påser, at sager, som er fremerindret til ekspedition hos en fratrådt eller midlertidigt fraværende sagsbehandler, lægges til ekspedition hos en anden sagsbehandler.” (Ombudsmandens udtalelse 2007-3.2)

Ombudsmanden har kritiseret, at der gik knap 17 måneder fra en borgers henvendelse til klagemyndigheden til første brev i sagen blev afsendt. Ombudsmanden mente, at det var betænkeligt, at en sag, uanset om dette var sket ved en fejl, kunne ligge i knap 17 måneder. Ombudsmanden henstillede til klagemyndigheden at indføre erindringssystemer som sikrede, at sager ikke lå stille i længere tid ad gangen. Ombudsmanden bemærkede videre, at det forhold, at medlemmerne af klagemyndigheden skulle indkaldes, før der kan holdes møde ikke fritager klagemyndigheden for at overholde de almindelige regler om sagsbehandling, herunder om sagsbehandlingstid. (Ombudsmandens udtalelse 2004-97.1)

2.3. Myndigheders mangel på administrative og økonomiske ressourcer

Der tages normalt ikke hensyn til en myndigheds og medarbejderes subjektive forhold ved vurderingen af en acceptabel sagsbehandlingstid på et område. Vurderingen må i stedet hvile på et objektivt grundlag, hvor der lægges vægt på sagens art og de konkrete omstændigheder i den enkelte sag.

Midlertidige stillingsvakancer, f.eks. som følge af sygdom, ferie eller kursus og mangel på administrative og økonomiske ressourcer, bør normalt ikke være årsag til, at sagsbehandlingstiden trækker ud.

Opstår der en situation, hvor en nødvendig sagsekspedition ikke umiddelbart gennemføres, fordi den ansvarlige medarbejder midlertidigt er fraværende fra arbejdet, skal myndigheden normalt sørge for, at andre overtager sagsekspeditionen.

Eksempler fra ombudsmandens udtalelser

Ombudsmanden kritiserede en kommunes sagsbehandlingstid og manglende reaktion som følge af inhabilitet. Ombudsmanden vurderede, at habilitetsbetragtninger havde været den primære årsag til den lange sagsbehandlingstid. Ombudsmanden mente, at kommunen burde have behandlet ansøgningen, f.eks. ved at medarbejderne på området internt byttede sager, eller ved at de inhabile sagsbehandlere alligevel behandlede sagen, hvis det ikke var muligt eller forbundet med væsentlige vanskeligheder at erstatte de inhabile sagsbehandlere. (Ombudsmandens beretning 2021, artikel 2.2)

Ombudsmanden har givet udtryk for, at en kommunes utilstrækkelige ressourcer ikke bør forlænge den tid, som i almindelighed må anses for acceptabel sagsbehandlingstid på et område. (Ombudsmandens udtalelse 2018-3)

Ombudsmanden har kritiseret, at en klagemyndighed først bekræftede modtagelsen af en klage knap 2 måneder efter modtagelsen. Ombudsmanden kritiserede også, at klagemyndigheden brugte knap 9 måneder på oversættelsen af en kendelse til grønlandsk, og at myndigheden i den forbindelse ikke orienterede klageren om de ressourcemæssige forhold i tolkekontoret. (Ombudsmandens udtalelse 2002-01.1)

En borger klage over en klagemyndigheds sagsbehandlingstid. Ombudsmanden udtalte:

”Jeg finder det herefter yderst beklageligt, at Skatterådet ikke har givet fornøden underretning om sagernes gang.

Jeg finder det endelig kritisabelt, at Skatterådets sagsbehandlingstid stadig trækker ud. Jeg har i en tidligere sag henstillet, at det overvejes at afholde det antal møder i Skatterådet, som er nødvendigt for at undgå, at der opstår “flaskehalsproblemer” ved rådets behandling af sagerne.

Jeg har også tidligere tilkendegivet, at det er min opfattelse, at rådet ikke kan undlade at afholde et tilstrækkeligt antal møder alene med henvisning til de omkostninger, som måtte være forbundet med indkaldelse af rådet, idet Skattedirektoratet i givet fald må ansøge om passende bevillinger til formålet.” (Ombudsmandens udtalelse 2001-28.1)

Ombudsmanden fandt det overordentlig kritisabelt, at en kommune ikke havde truffet afgørelse 4 år efter borgeren havde søgt om førtidspension. Ombudsmanden fandt det endvidere uacceptabelt, at sagen kunne ligge uberørt i 1 år. Ombudsmanden henstillede, at kommunen indførte tilstrækkelige erindringssystemer, således at man kunne undgå, at sager, der er under behandling, ligger stille i længere tid. (Ombudsmandens udtalelse 2000-5.24.6)

3. Underretning af sagens parter

Sagsbehandlingsloven indeholder ikke regler for, hvornår en myndighed skal kontakte en borger, når en sag trækker ud. Det er imidlertid god forvaltningsskik, at myndigheden i nogle tilfælde orienterer parterne undervejs i behandlingen af de sager, som myndigheden behandler.

I en række tilfælde er det god forvaltningsskik, at en myndighed orienterer sagens parter om sagens gang. Dette princip er fremhævet i en vejledning fra 1994 om sagsbehandlingsloven pkt. 205-207:

”205. Hvis en forvaltningsmyndighed som følge af sagens karakter eller den almindelige sagsbehandlingstid for den pågældende myndighed ikke kan træffe afgørelse inden kortere tid efter sagens modtagelse, bør myndigheden give den, der er part i sagen, underretning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge

206. Myndigheden bør endvidere give den, der er part i sagen, underretning, når behandlingen af den konkrete sag på grund af særlige omstændigheder vil tage længere tid end sædvanligt

207. Rykkerskrivelser fra den, der er part i sagen, og som er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden, bør i almindelighed besvares med det samme. Besvarelsen bør indeholde oplysning om, hvorpå sagen beror og så vidt muligt oplysning om, hvornår myndigheden regner med, at afgørelsen kan foreligge.”

Det er ikke et krav, at der skal gives en præcis oplysning om, hvornår en myndighed forventer, at en afgørelse kan foreligge. Men det følger af god forvaltningsskik, at myndigheden bør give en tidsmæssig ramme for, hvornår sagen ud fra de foreliggende oplysninger og sagens karakter og type mv. forventes færdigbehandlet. Det kan f.eks. ske ved at angive et tidspunkt eller tidsmæssigt interval for, hvornår afgørelsen senest forventes at foreligge.

Det følger af principperne om god forvaltningsskik, at en myndighed selv skal tage initiativ til at give en part i en sag besked om, hvorfor der endnu ikke er truffet en afgørelse, hvis myndigheden overskrider den almindelige sagsbehandlingstid, eller hvis myndigheden overskrider en tidligere tilkendegivelse om, hvornår der forventes at foreligge en afgørelse.

En myndigheds vejledning om sagsbehandlingstiden og sagens gang kan ikke opfyldes udelukkende gennem generelle oplysninger f.eks. på myndighedens hjemmeside. Sådanne vejledninger bør ske ved direkte kommunikation mellem myndigheden og borgeren, f.eks. ved brev, e-mail eller telefonopkald.

For en gennemgang af myndigheders almindelige vejledningspligt overfor borgere henvises til afsnit 9 i myndighedsguiden. For en gennemgang an en myndigheds pligt til at give en klagevejledning henvises til afsnit x i myndighedsguiden.

Eksempler fra ombudsmandens udtalelser

Ombudsmanden har fremhævet, at en myndigheds underretning af en borger eller en virksomhed om, at en sag trækker ud, bør gives uanset årsagen til forsinkelsen. (Ombudsmandens beretning 1995, afsnit 3)

En kommune gav først en borger besked om sagens forløb, da der var gået over 1½ år. Ombudsmanden gav udtryk for, at kommunen på eget initiativ skulle have orienteret borgeren om, hvorfor sagen ikke var færdigbehandlet. Ombudsmanden gav også udtryk for, at kommunen skulle have oplyst borgeren om den forventede sagsbehandlingstid, da kommunen fandt ud af, at den ikke kunne træffe afgørelse inden for rimelig tid. Ombudsmanden bemærkede, at så længe en myndighed ikke har oplyst borgeren om den forventede sagsbehandlingstid, vil det i normalt være god forvaltningsskik, hvis myndigheden orienterer borgeren hver 3. måned. Hvis den myndighed, som behandler sagen, er rimelig sikker på, at sagsbehandlingstiden vil være forholdsvis lang, kan 1-2 orienteringer om året være nok. (Ombudsmandens udtalelse 2019-4)

Ombudsmanden har udtalt, at en borger, der henvender sig til en offentlig myndighed, skal have svar på sin henvendelse, uanset det forventede udfald af myndighedens sagsbehandling. (Ombudsmandens udtalelse 2008-5.6.1)

Ombudsmanden har givet udtryk for, at en kommune i overensstemmelse med god forvaltningsskik bør underrette en plejefamilie om kommunens beslutning om, at hjemgive barnet i rimelig tid før hjemgivelsen skal finde sted, så plejefamilien har mulighed for at indrette sig på det. (Ombudsmandens udtalelse 2017-5.2)

En myndighed havde undladt at reagere på en borgers klage og efterfølgende rykker i en periode på næsten 1 år. Ombudsmanden fandt dette meget kritisabelt. (Ombudsmandens udtalelse 2007-3.6)

Ombudsmanden har kritiseret, at der gik ca. 2½ år efter, at en sag var klar til afgørelse, før myndigheden traf afgørelse. (Ombudsmandens udtalelse 2005-97.1)

3.1. Regler om underretning af parten

Efter børnestøttebekendtgørelsens § 3, stk. 2, skal en kommunalbestyrelse skriftligt orientere forældremyndighedsindehaveren, hvis en socialfaglig undersøgelse ikke er afsluttet inden 2 måneder.

Hvis myndigheden ikke kan træffe en afgørelse om aktindsigt efter offentlighedsloven eller sagsbehandlingsloven inden 10 dage fra modtagelsen af aktindsigtsanmodningen skal myndigheden oplyse borgeren om, hvorfor der ikke er truffet en afgørelse endnu, og hvornår myndigheden forventer at træffe en afgørelse. Det følger af offentlighedsloven § 16, stk. 2, og sagsbehandlingsloven § 16, stk. 2.

4. Hvad er konsekvensen, hvis sagsbehandlingstiden bliver urimelig lang?

Lange sagsbehandlingstider kan have store økonomiske og personlige konsekvenser for de berørte borgere og virksomheder. Spørgsmålet om sagsbehandlingstid påvirker også borgere og virksomheders tilfredshed med den offentlige forvaltning.

En lang sagsbehandlingstid kan føre til kritik fra ombudsmanden.

Hvis ombudsmandens undersøgelse af en sag viser, at der i den offentlige forvaltning må antages at være begået fejl eller forsømmelser af større betydning, skal ombudsmanden give meddelelse om sagen til Lovudvalget i Inatsisartut og samtidig enten til Naalakkersuisut eller kommunalbestyrelsen. Det følger af § 23 i ombudsmandsloven.

En myndighed kan efter de almindelige erstatningsregler blive erstatningspligtig som følge af lang sagsbehandlingstid, hvis borgeren som følge af den lange sagsbehandlingstid har haft et økonomisk tab.

Det følger bl.a. af vejledningen til førtidspensionsloven, at en væsentlig overskridelse af en rimelig og sædvanlig sagsbehandlingstid efter omstændighederne kan rejse spørgsmål om, hvorvidt en kommunalbestyrelse har handlet retsstridigt og eventuelt er erstatningspligtig.

5. Kort sagt

Det følger af god forvaltningsskik, at sager skal behandles inden for rimelig tid og ikke må trække unødigt ud. Se punkt 2.
Når en myndighed vurderer, om sagsbehandlingstiden i en konkret sag er rimelig, kan flere forhold tages i betragtning, herunder:
- sagens karakter
- myndighedens almindelige sagsbehandlingstid for lignende sager
- sagens og det relevante lovgrundlags kompleksitet
- de løbende sagsbehandlingsskridt, herunder om der skal foretages tidskrævende sagsbehandlingsskridt for at træffe en afgørelse
- omfanget af de undersøgelser, som myndigheden skal foretage
- om sagen giver myndigheden anledning til principielle overvejelser
- myndighedens eventuelle meddelelse om den forventede sagsbehandlingstid.
En myndighed skal behandle sine sager så hurtigt, enkelt og økonomisk som muligt. Se punkt 2.1.
En myndighed bør hurtigst muligt efter modtagelsen af en henvendelse gennemgå en sag for bl.a. at afklare, om sagen er sendt til rette myndighed. Se punkt 2.1.
En myndighed kan ikke uden hjemmel i loven kræve, at borgere benytter særlige ansøgningsskemaer eller ansøgningsblanketter. Se punkt 2.1.
En myndighed bør så vidt muligt hjælpe borgerne med at skaffe de nødvendige oplysninger til en sags behandling og vejlede borgerne om, hvordan oplysningerne lettest muligt kan skaffes. Se punkt 2.1.
En myndighed bør have erindringssystemer, der er med til at sikre, at sager ikke ligger stille i længere tid, inden myndigheden træffer afgørelse, eller at sagen ikke helt bliver glemt. Se punkt 2.2.
Hvis en sag trækker ud bør en myndighed underrette sagens parter om, hvornår myndigheden forventer at kunne træffe en afgørelse. Se punkt 3.
Så længe en myndighed ikke har givet parten oplysning om en forventet sagsbehandlingstid, bør myndigheden som udgangspunkt underrette parten hver 3. måned. Hvis myndigheden ved, at sagsbehandlingstiden vil være forholdsvis lang, kan 1-2 underretninger om året være nok. Se punkt 3.
Rykkerskrivelser fra en part bør i almindelighed besvares med det samme, hvis de er rimeligt begrundet i sagsbehandlingstiden. Se punkt 3.
En urimelig lang sagsbehandlingstid kan i yderste konsekvens betyde, at ombudsmanden kritiserer myndigheden, eller at borgeren kan være berettiget til erstatning. Se punkt 4.

6. Baggrundslitteratur

Det ovenstående bygger på sagsbehandlingslovens principper, lovbemærkninger hertil, ombudsmandens tidligere udtalelser indenfor området samt vejledning om sagsbehandlingsloven, Grønlands Hjemmestyre, Lovkontoret, 1994.

Hvor retsgrundlaget i Grønland efter ombudsmandens opfattelse er identisk med retsgrundlaget i Danmark er der taget udgangspunkt i dansk litteratur.

Der henvises også til den generelle forvaltningsretlige litteratur, herunder især Forvaltningsret, Niels Fenger (red.), 1. udgave (2018) side. 390 og 688-695.