Når ombudsmanden har modtaget din klage, vil klagen blive journaliseret. Det vil sige, at din henvendelse får et journalnummer. Du kan se journalnummeret i øverste højre hjørne på de breve, som du får fra ombudsmanden.

Du bliver løbende orienteret om din sags behandling hos ombudsmanden, men hvis du har spørgsmål undervejs, kan du altid ringe eller skrive til ombudsmanden. Det letter behandlingen, hvis du i forbindelse med din henvendelse oplyser journalnummeret på din klagesag.

Din klage med eventuelle bilag bliver efter journaliseringen lagt til en juridisk sagsbehandler, der hurtigst muligt, og normalt inden for ti arbejdsdage fra modtagelsen af din klage, som minimum vil bekræfte modtagelsen over for dig. Initialerne på den juridiske sagsbehandler, der behandler din klage, vil også stå i øverste højre hjørne på de breve, som du får fra ombudsmanden.

Du skal være opmærksom på, at ombudsmanden normalt vil være forpligtet til at underrette de myndigheder/personer, som du har klaget over, eller som på anden måde er involveret i din sag, og at ombudsmanden, i forbindelse med undersøgelsen af din klage, i nogle tilfælde vil sende en kopi af dit brev med eventuelle bilag til de relevante myndigheder.

Når ombudsmanden har læst din klage, vil du få et svar fra ombudsmanden. Der er normalt tre svarmuligheder:

1. Ombudsmanden iværksætter en nærmere undersøgelse.
2. Klagen afvises, fordi ombudsmanden ikke må undersøge sagen nærmere.
3. Klagen afvises af andre grunde. 
   
   

1. Ombudsmanden iværksætter en nærmere undersøgelse

Mener ombudsmanden, at din klage skal undersøges nærmere, sender ombudsmanden klagen videre til den myndighed, som du har klaget over og beder myndigheden om at kommentere klagen og eventuelt redegøre for andre spørgsmål. Du vil få et brev fra ombudsmanden, hvor du får at vide, at ombudsmanden har bedt myndigheden om en udtalelse på grundlag af din klage.

Når myndigheden har sendt sin udtalelse til ombudsmanden, vil ombudsmanden overveje, om der skal indhentes yderligere udtalelser. Ombudsmanden vil normalt sende myndighedens udtalelse til dig, så du får mulighed for at komme med bemærkninger hertil.

Når ombudsmanden har indhentet de nødvendige udtalelser, er sagen klar til ombudsmandens endelige udtalelse, hvor ombudsmanden gør rede for sin opfattelse af sagen.

2. Klagen afvises, fordi ombudsmanden ikke må undersøge sagen nærmere

Ombudsmanden kan ikke behandle din klage, hvis du er anonym.

Ombudsmanden kan herudover bl.a. ikke behandle klagen:

• Hvis klagen vedrører en person, en myndighed eller et selskab, som ombudsmanden efter loven ikke kan behandle klager over.

• Hvis du ikke først har brugt din mulighed for at klage til en evt. overordnet myndighed.

• Hvis der er gået mere end 1 år, siden din sag blev afgjort af myndigheden.

Hvis ombudsmanden afviser at behandle din klage, vil ombudsmanden sende dig et brev med forklaring om, hvorfor ombudsmanden ikke kan behandle din klage.

Hvis ombudsmanden afviser din klage, fordi du ikke først har klaget til en overordnet myndighed, vil ombudsmanden normalt sende din klage videre til den rette klagemyndighed.

3. Klagen afvises af andre grunde

Ombudsmanden har ikke pligt til at undersøge alle klager. Ombudsmanden afgør selv, om en klage giver tilstrækkelig anledning til undersøgelse. Ombudsmanden kan også beslutte sig for kun at behandle enkelte forhold i din klage (ombudsmandslovens § 14, stk. 1).

Før ombudsmanden afviser din klage, vil ombudsmanden vurdere din sag nærmere. Ombudsmanden vil i forbindelse hermed ofte indhente sagens akter (dokumenter) hos myndigheden.

Ombudsmanden vil afvise din klage, hvis ombudsmanden vurderer, at der ikke er udsigt til, at ombudsmanden vil kunne hjælpe dig, fordi myndigheden har behandlet din sag korrekt. Ombudsmanden vil dog også kunne afvise din klage af andre årsager.

Hvis ombudsmanden afviser din klage, vil ombudsmanden sende dig et brev med forklaring om, hvorfor ombudsmanden har besluttet ikke at behandle din klage. Alt afhængig af din sag vil ombudsmanden også vejlede dig om, hvad du efterfølgende kan gøre i sagen.