Der er nogle betingelser, der skal være opfyldt, før ombudsmanden kan behandle din klage:

1. Andre klagemuligheder skal være udnyttet

Før du klager til ombudsmanden, skal du have brugt din mulighed for at klage til en eventuel overordnet myndighed, og denne myndighed skal være færdig med at behandle din sag (ombudsmandslovens § 13).

Dette skyldes, at konflikter mellem en offentlig myndighed og en borger så vidt muligt bør løses mellem myndigheden og borgeren, inden ombudsmanden, som uafhængigt kontrolorgan, inddrages i sagen.

Hvis du har fået en skriftlig afgørelse fra en myndighed, og du kan klage over afgørelsen til en overordnet myndighed, skal den første myndighed vejlede dig om din mulighed for at klage og oplyse dig om fremgangsmåden ved indgivelse af klage, herunder om eventuel tidsfrist. Er du i tvivl, om der er en klagemulighed, kan du kontakte den myndighed, der har truffet afgørelse i din sag eller rette henvendelse til ombudsmanden.

Hvis du vil klage over en offentlig medarbejder, skal du som udgangspunkt først klage til vedkommendes chef, inden du klager til ombudsmanden. Vil du f.eks. klage over en medarbejder i en kommune, skal du først klage til kommunens borgmester, inden du klager til ombudsmanden.

2. Klagefrist

Du skal være opmærksom på, at din sag kan være for gammel. Der er en frist på et år for at klage til ombudsmanden.

Din klage til ombudsmanden skal således indgives inden et år efter, at forholdet er begået (ombudsmandslovens § 12, stk. 3).

Lovens udtryk ”forholdet er begået” omfatter alt det, som du kan klage over til ombudsmanden, f.eks. behandlingen af en sag, sagens afgørelse og medarbejderes optræden.

Er det f.eks. en afgørelse, som du vil klage over, skal afgørelsen være truffet inden for det sidste år. Hvis du kan klage til en overordnet myndighed, regnes fristen for at klage til ombudsmanden fra klagemyndighedens afgørelse.

Du skal være opmærksom på, at ombudsmanden ikke kan behandle din klage, hvis du er anonym.