Ombudsmanden for Inatsisartut har i en udtalelse slået fast, at breve fra myndigheder i afgørelsessager skal være underskrevet, ligesom sagsbehandlerens trykte navn skal fremgå af brevene.

Under behandling af en klagesag blev ombudsmanden opmærksom på, at Departementet for Fiskeri, Fangst og Landbrug ikke underskrev afgørelser om afslag på licenser til fiskeri. I stedet var der som afsender angivet en e-mailadresse eller departementets officielle navn.

Ombudsmanden indledte derfor en undersøgelse af departementets generelle praksis for underskrivelse og angivelse af trykt navn på departementets breve i afgørelsessager.

Ombudsmanden fandt departementets praksis beklagelig. Departementet har meddelt ombudsmanden, at departementet tager ombudsmandens tilkendegivelse til efterretning.

Ifølge ombudsmanden er der ikke krav om, at brevene skal underskrives i hånden. Underskriftskravet kan for eksempel løses ved at påføre afgørelsen en digital underskrift. Kravet om underskrift og angivelse af trykt navn er derfor ikke en hindring for en øget digitalisering af samfundet.

Der er flere retssikkerhedsmæssige grunde til, at myndigheders breve skal underskrives. Blandt andet skal myndigheden kunne placere et tjenstligt ansvar, ligesom en underskrift er en måde at se forskel på et udkast og en afgørelse. Borgeren skal også have mulighed for at kunne se, om sagen eventuelt er blevet behandlet af en medarbejder, der er inhabil. Hvis en medarbejder er inhabil i en sag, må han eller hun slet ikke deltage i behandlingen af sagen.

Ombudsmanden orienterede samtlige departementer og kommuner om sagen, da kravene om underskrift og angivelse af trykt navn gælder for alle myndigheder i den offentlige administration.

Du kan læse ombudsmandens udtalelse her.

For yderligere oplysninger: 32 78 10